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制度编写 想说爱你不容易
2016年12月14日来源:烟草在线作者:程晖

  烟草在线专稿  如果你爱一个人,就让他去写制度;如果你恨一个人,也让他去写制度。这是我套用了坊间流传的一句程式化的句式,是想发自内心地说:“编写制度,想说爱你不容易!” 

  制度是一个企业基础管理的“基础”,是企业运营体系的核心,夯实管理基础,首当其冲是要搞好制度建设。但为何企业建立了很多的制度,最后还是觉得制度建设工作没有做好呢?制度为何无法转化成生产力?制度为何不能够产生预期的绩效?从管理学逻辑分析,不外乎两个原因,一是制度设计问题;二是制度执行问题。根据笔者的经验,企业往往更关注制度执行问题,企业有各种各样的、大大小小的检查,都涉及到制度,因为制度是“企业的法”,是企业各项生产经营运作的规范和依据,当然也是各种检查的依据所在。而对制度本身的设计问题,大多数企业却容易忽视,即使检查出执行有问题,也没有去深究其背后的原因,是不是制度本身设计质量不高,制度没有可操作性,制度职责缺失或交叉,制度流程过于复杂,制度不增值环节太多,制度缺乏有效管控措施等等。

  根据笔者的工作经验来看,企业制度设计普遍存在以下“四大缺失”:

  1、管理者主体责任缺失

  众所周知,制度是管理经验的一种积累形式,是管理人员的“产品”。一个部门的管理人员(管理负责人)是长期从事于该业务工作,深谙业务运作规律,又同时具备管理思维,既立足实践,又高瞻远瞩,是最适合也最应该设计制度的人。通过制度编写,将管理者的智慧、经验、思路转化和固化成为相应的流程、方法、措施、指标和规则,进而让部门工作人员能够提高工作效率和效益,从大量繁琐的事务性工作中解放出来,能够对本职工作有更多的思考、改进和创新。但实际情况是,管理人员关注业务运作多过制度编写,直接将制度设计工作采取“抓壮丁”的方式随意交给下属。在下属编写过程中,没有给予必要的指导,在组织制度评审过程中,没有给出明确的思路和想法,在制度修改过程中,没有深入落实相关部门提出的修改意见和建议,由于管理者主体责任的缺失,最后导致制度设计从一开始就存在“先天不足”,为后续的制度执行埋下隐患。

  2、制度编写标准缺失

  制度和公文一样,有着其规范的编写标准和要求,不是像小说、散文、诗歌等文学作品可以按照作者的写作风格和想象力天马行空、随意发挥。中国传统的制度形式多样,有规定、规范、细则、办法、规则、条例等,每一种形式都有其特有的涵义和特有的编写风格。当然,很多企业也采取ISO9000质量管理体系中的体系文件的方法来编写制度,体系文件的编写更是有一套规范的标准,对制度文件的模版、格式、字体、内容都有严格规范的要求。一个制度编写的是否标准,是从形式和内容两个方面来判断的。形式的标准好掌握,但形式往往变成了“形似”,而“神不似”,即内容的标准化还远远不够“标准”。制度的内容是制度的灵魂,即使体系文件有标准的格式要求,但按照格式要求写出来的制度在内容上也会存在“内容缺陷”,在内容“标准化”方面,也确实不太好规定的那么细致,只能给出一些编写的一般性的原则,靠不同的人去领悟,由于企业缺乏制度编写标准的培训,编写制度的人的素质水平又参差不齐,就会导致最后写出来的制度五花八门、良莠不齐。

  3、制度编写方法缺失

  如果对制度内容的标准不够明确,那么就需要编写制度的人掌握一定的制度编写方法,力求制度编写出来能够基本满足要求。体系文件对制度编写的总体要求是“写我应做”、“做我所写”、“记我所做”,实现制度与实践的高度统一,避免体系运行与生产经营“两张皮”。我认为,如果一个部门编写的制度让非本部门的且没有从事过该项业务工作的人去看,粗看能较快地掌握其框架,明确制度所要规定的管理内容,细看能看懂制度涉及流程各环节的逻辑关系,知道怎么去操作和执行,那么这样的一个制度,可以说是“基本到位了”,这个“基本到位了”的标准看似简单,其实是制度“化繁为简”的最高境界。

  关于制度编写方法,在此简单介绍几个供参考。一是流程梳理法,先按照实际业务运作绘制出流程图,界定清楚每个业务环节的职责,再从流程图倒推出文字部分的内容,这样既不会遗漏内容,也保证了制度内容的逻辑性;二是案例完善法,这种方法适用于对已有制度进行修改完善,即从日常业务运作中发生的案例和故事出发,一次失误、失败或者差错,就是一个案例,由这个案例举一反三,制定制度就能够防止类似问题的再次发生,这也是以制度的手段保障企业和团队不断修正错误、持续改善的有效方法;三是“5W2H”方法,这是最普遍的制度编写方法,也是体系里的基本方法,按照“5W2H”的方法写清楚为什么做、谁来做、做什么、什么时间做、在什么地方做、用什么方法做、做到什么程度这些内容,避免模糊的、模棱两可的词汇和语句出现,对所有的管理内容进行细化、量化,当分解到足够的颗粒度时,这个制度就可以作为标准出现了。

  4、制度评审标准缺失

  编写制度完成后,为了使制度更具科学性、系统性、可操作性,会对制度进行评审,或叫会审,听取制度相关方的意见和建议。制度评审的形式有多样,可以由制度编写部门自行组织征求意见,也可由制度归口管理部门组织制度评审,可采取电话、邮件等方式的非正式评审方式,也可采取开会形式的正式评审方式。无论是采取何种评审方式,都需要有统一的评审标准,这样提出来的意见和建议才有依据,否则各说各话,制度编写部门也很难采纳。但事实上,企业缺乏这样的评审标准,有一些零散的判断标准,但尚未形成体系。比如,一份好的制度要契合公司战略和企业文化,不要和公司战略、核心价值观、企业文化产生冲突和矛盾的地方;一份好的制度要合法合规,合乎国家法律法规、国标行标、行业规范的相关要求,并且将相关要求转化融入到制度文件条款中;一份好的制度要和现实的业务运作保持高度一致,写我所做,体现业务流程的逻辑性和层次性,接口清晰顺畅,可操作性强;一份好的制度要兼顾相关方各方面的利益和诉求,要融合先进的管理思想和理念,做到与时俱进,兼顾适用性和先进性。除了制度评审人员制度评审缺乏标准以外,公司领导对制度的审批也缺乏标准,各部门出台的大量的制度都会拿给分管领导审批,审批通过了才能发布,大部分领导处于审批走形式的两难处境,审批通过了,就为制度的运行担起了责任,出了任何问题,领导都逃脱不了干系,审批不通过,又无法保障业务运作的正常进行。

  一个好的制度可以让坏人变成好人,一个不好的制度可以让好人变成坏人。制度编制是保障制度质量的源头,管理者要高度重视,制度的编写水平体现了一个管理者管理能力高低和一个部门管理水平高低,将编制制度作为训练自己管理内功的方法和手段。所以,想成为一名优秀的管理者吗?想提高自己的管理能力和管理水平吗?那就从编写制度开始吧!

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