首页>管理>正文
浅析部门职能编制的方法
2016年09月06日来源:烟草在线作者:程晖

  烟草在线专稿  企业管理工作中有一项重要的基础工作是组织管理,组织管理是为了建立企业的运行框架,就像人的骨架和器官,头在哪,手在哪,脚在哪,心脏是做什么,胃是做什么,肝脏是做什么,各个器官如何工作、如何协同来维持一个人的正常生存功能等等。对于一个企业来讲,就是先把组织架构搭建起来,设立哪些部门,然后给每个部门分配职能,协调每个部门的权利与责任相匹配,理清各部门之间的接口关系,制定相应的制度约束责权的规范运行。组织管理包括组织结构的建立、部门职能梳理、部门岗位配置及岗位职责梳理、规章制度的建立,其目的是为了确保企业以最高的效率来完成其战略目标。

  一、部门职能编制目的

  部门职能编制是组织管理一个重要环节,组织结构体系包括职能结构、层次结构(纵向结构)、部门结构(横向结构)、职权结构,部门职能编制是解决职能结构和职权结构的问题,起着承上启下的作用。承上是指部门职能编制是将组织结构上的各个层次、各个部门分配职、责、权,即为完成企业目标所需的各项业务工作及其比例关系和各层次、各部门在权利和责任方面的分工及相互关系,各部门通过职能分配承担了企业价值链中的某一些流程环节,除了要完成本部门的工作以外,还要做好和上下游之间的接口工作,和其他部门无缝对接,形成顺畅的信息传递,因此,从某个角度来说,职能是对价值链流程的分段划分,流程是职能的分解和串联。启下是指部门职能编制是部门岗位设计、KPI(关键绩效指标)设置、流程梳理、制度制定的基础依据,岗位编制及职责根据部门职能来确定,KPI设在具体职能上,部门流程和部门职能一一对应,部门制度和部门职能是一对多或多对一的关系。所以,部门职能编制是源头,通过理顺各部门职能职责,建立层次逻辑清晰的部门职能框架,着力解决因职责缺失、职责交叉、职责重叠、职责错位、职责虚位、职责失衡等带来的推诿扯皮、流程不畅、效率低下等问题,强化部门职能具体化、系统化、规范化、清晰化,促进各部门各司其职、协同联动,为公司生产经营高效顺畅运行提供良好的组织保障,确保公司战略目标顺利实施。

  二、部门职能编制原则

  1、不留空白原则:企业生产经营管理所需要的一切职能都要有相应的部门负责,各部门之间职能必须互相衔接,不能留下任何空白。

  2、科学专业原则:符合部门对公司的定位和要求,科学设置部门应该承担的职能职责,满足公司生产经营的需要,清晰界定和其他部门的职能接口,发挥部门的专业特长优势,避免出现职责错位、职责虚位、职责失衡等问题。

  3、相互独立原则:各个部门所承担的职能范围相互之间要保持一定独立性,避免出现职能重叠、职能交叉等问题。

  4、权责一致原则:部门所拥有的权利和应负的责任务必一致,避免有责无权或有权无责。

  5、完全穷尽原则:职能分解过程中要列出部门内部职能范围单元的具体项目,避免出现内部职能漏空,以便落实部门实现工作过程中的所有工作责任单元。

  6、兼顾发展原则:部门职能梳理是以部门现在工作的职责现状为主,并根据公司战略规划、发展趋势以及实际工作需要调整、优化、突破,要考虑到公司发展需要承担的、应该而没有承担的职责,立足现状,兼顾长远。

  7、保持稳定原则:部门职责界定后要保持相对稳定,组织架构和流程未发生改变时,不要随意改变,必须改变时,应报归口管理部门评审,重新发布执行,保持动态维护更新。

  三、部门职能编制方法

  企业在运行过程中会出现很多问题,很多部门经常会说制度缺乏、职责不清、流程混乱等原因,归根结底,是责权利的关系没有理清,应该做什么没有搞清楚就糊里糊涂地做,头脑里没有一个清晰的逻辑框架,因此做起事情来颠三倒四、事倍功半的现象频出,理清楚才能做的好,部门职能编制就是一个理的过程。现在很多企业也都做了部门职能编制的工作,但做完后就束之高阁了,几乎没有人再去查阅过,遇到问题只是口头上去抱怨,而没有从部门职能入手去分析问题根源。究其原因是很多企业的部门职能编制的不够规范和精细,职能描述过于宽泛,模棱两可,大都属于框架性的描述,不具体,不细化,可操作性不强,没法指导实际操作。

  管理讲究的是逻辑、层次,要像剥洋葱一样层层分解问题的本质,所以我们进行部门职能编制,也要按照流程管理的思路、过程管理的方法,分层分级逐步展开,对部门职能进行纵向和横向逐级分解,来建立逻辑层次清晰、具体直观可操作的部门职能框架体系。部门职能框架体系包括五个部分:第一个部分是部门的基本信息,包含部门名称、部分负责人、部门职数、下属部门、上级领导等信息;第二部分是部门的内外接口关系,包含内部主要接口部门和外部主要接口部门;第三部分是部门职能分解,包含部门使命和具体职能分解;第四部分是部门岗位设置及编制,说明部门岗位角色及人数;第五部分是部门组织结构图,对于有下属部门的大部门比较适用,说明部门、下属部门、岗位角色之间的逻辑层次关系。下面具体讲一下第三部分职能分解的方法。

  第三部分部门职能分解具体方法就是首先制定部门使命,根据部门使命进行横向分解:分解成一级职能、二级职能、三级职能等,对于职能复杂的部门建议最多分解到四级职能,不易再细化。一级职能界定是组织赋予部门的主要职能,反映该职能单元存在的价值,用名词性短语概括本部门的主要业务和管理职能;二级职能反映的是从一级职能之下分解的若干项子职能(职能模块),是各个职能单元需要开展的管理活动的内容,用一个名词性短语概括;三级职能反映的是从二级职能分解的具体业务活动,是指一些可以操作的具体业务项目,用一个句子“动词+事项”来描述。对每一级职能再进行纵向分解:将一级职能分解成若干个二级职能,即彼此独立的职能模块,将二级职能分解成若干个三级职能,即最小的单元,即独立的、可操作的作业项目。可参照以下模版:

  本文只是介绍了一种基于流程管理思想、过程逐级分解的部门职能编制方法,部门职能编制方法根据不同企业的需求,还有其他很多别的方法,分解的粗细程度也可根据需要来选择合适自身发展需要的。毕竟管理是为生产经营服务的,不是为了管理而管理,不是越细越好,管理没有最好,适合的才是最好的。

猜你喜欢