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浅谈如何做好烟草商业企业档案管理工作(上)
2017年10月25日来源:烟草在线作者:敖腾云(执笔) 陈小林 聂勇辉

  烟草在线专稿  烟草商业企业档案是指企业在卷烟销售、烟草专卖、烟叶流通、科技创新、安全生产、各项综合管理工作及经营活动中直接形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像材料等不同形式的历史记录。笔者近年来专职从亊主纂烟草商业企业《烟草志》工作,接触过一些单位档案资料,比较了解各烟草商业企业档案室情况,有的单位档案室资料总体情况很不理想,缺失遗漏较多。比如烟草有个别单位连历年(1991~2010年)来的最关键,也是最基本的卷烟销售数量、卷烟销售额、案件查处数、罚没款、利税等数据大部分都无法提供,尤其是2000年电脑未普及之前,数据不是没有就是不准确更明显。更别说历年工作总结、大事记、图照等等, 给修志工作带来相当大的难度或缺陷,也使该单位某一时期内造成好似工作空白现象,丢失的无形资产无法补救。对此,一般人可能都不会相信,也很难让人理解、原谅。现在,我结合从事的实际工作,淡一谈如何做好烟草商业企业档案管理工作,希望引起各级领导和部门及员工足够的重视。

  1983年9月23日,国务院以[国发(1983)151号]文件发布《烟草专卖条例》后,全国各地各级政府大都陆续组建了烟草专卖局(公司)。烟草商业企业档案是指企业在卷烟销售、烟草专卖、烟叶流通、科技创新、安全生产、各项综合管理工作及经营活动中直接形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像材料等不同形式的历史记录。是企业销售经营和管理的重要依据,是企业经营和发展过程中的宝贵财富。笔者近年来专职从亊主篆烟草商业企业《烟草志》工作,接触过一些单位档案资料,比较了解各商业企业档案室情况,有的单位档案室资料总体情况很不理想,缺失遗漏较多。现在,我结合从事的实际工作,谈一谈如何做好烟草商业企业档案管理工作,希望引起各级领导和部门及员工足够的重视.

  一、烟草商业企业档案概括起来讲有四个作用:

  1、烟草商业企业档案可准确反映烟草企业的成长历程:一个不想成长的企业是不需要档案的,但一个企业要想不断发展壮大是永远都脱离不了“档案”这两个字。档案记录着烟草企业成长的点点滴滴,何时开业,何时盈利,何时扩张,战略目标,重大会议,改革改制,干部任免,人员变动等方方面面都可以从烟草企业档案中找到答案。烟草企业发展何时平稳、何时动荡,原因何在,也可以从中找到规律和解答。

  2、烟草商业企业档案是企业宣传的资料库

  档案管理好的烟草企业需要进行宣传时,只需在档案室调取资料就行了,不需要临时抱佛脚,打乱正常工作,也不需要像演员彩排似的,劳命伤财,准备道具、背景。档案管理好的烟草企业,宣传资料真实可信,对宣传和扩大烟草企业影响力有百利而无一害。档案管理实在是一举多得的事情。

  3、烟草商业企业档案是单位决策制订的参谋和帮手

  烟草商业企业做决策、出方案,往往都要查找烟草历史数据,进行同比分析或方案对比,没有档案就无法进行。档案管理良好的烟草企业,死档案强过活帮手。好记性不如烂笔头。人脑记忆总有误差的时候。烟草企业做决策离不开档案资料。有了档案资料就能较快地出台决策,因此它是烟草企业决策制订的参谋和帮手。

  4、烟草商业企业档案是员工成长的断代史

  很多烟草商业企业员工(短期合同工)进来时一张表,出去时还是一张表。更有甚者,这个员工一走,这一张表也不知什么时候就消失得无影无踪了。这实在是大错特错的事。烟草人事部门对于已经离职的员工档案应该定期移交单位档案管理部门。离职员工不一定都是企业的敌人,说不定哪一天烟草企业的员工成了名人,他的档案可就成了珍贵史料。这有点夸张,但并非没有可能。烟草人事部门应该加强员工档案管理,每年补充、更新员工档案内容,准确及时记录员工成长的脚步。烟草员工在企业多少年,档案就应该记载多少年的主要成长历程。烟草企业人事档案应该成为员工成长的断代史。

  二、目前烟草商业企业档案管理现状及存在的五个主要问题

  (一)总体现状

  1、单位对档案资料的重要性意识逐年增强。烟草商业企业档案室大多设置在20世纪90时代初中期。虽然成立早,但由于对档案资料不太重视,认为可有可无,所以有的单位档案资料空空如也。之后大部分烟草企业都成立并及时调整了档案管理领导小组,领导干部和员工对档案资料的重要性和必要性比以前普遍增强。烟草企业一般都配备兼职档案人员一人以上,有时还组织、选送参加上级档案学习培训。

  2、单位对档案室加大了硬件投入。烟草商业企业大部分都有适宜保管档案的专用库房,备有温度计、干粉灭火器、空调等,有的还配备质量较好的档案专用柜架,档案装订严格按照国家标准要求装订。

  3、单位档案资料比较丰富。烟草商业企业大部分都有文书档案、会计档案、声像档案、基建(灾后重建、重点建设项目)档案、实物档案、电子档案分门别类,整理归档,并且归档文件资料齐全,特别是2000年电脑开始普及后各烟草企业电子档案大部分保存较好。

  (二)存在的主要问题

  1、烟草商业企业档案管理人员普遍存在业务素质低、兼职烟草太多的现象。以某市烟草为例,全市13个单位的专兼职档案人员具有档案上岗证书的寥寥无几,对于档案工作所掌握的仅仅停留在保管上级文件和论文一些会议资料上,分门别类进行全面的收集整理根本无从谈起。另外,烟草企业在运转过程中,档案人员存在变动频繁、兼职多的双重困难,严重影响了档案工作的正常开展。

  2、由于烟草商业企业档案管理工作的有关制度不健全,致使档案管理工作不规范。烟草企业档案内容繁多,除一般企业所具有的文件、会议、人事劳资等材料外,还拥有大量的科技创新、经营管理等内容的档案材料,以及新类别、新形式的档案,如基层创优、企业开展主题年等档案。而我们的烟草企业管理人员并不掌握相应完善的分类归档标准和管理制度,导致烟草兼职档案管理人员面对纷繁复杂的档案资料而无从下手。

  3、随着市场经济的不断发展和企业改革的不断深入,烟草商业企业档案旧的管理模式与企业的发展已不相适应。企业快速发展后,企业内存在着多种形式员工身份的关系等另类,烟草企业档案工作迫切需要与之相适应的多元化管理模式的出现。

  4、烟草商业企业档案管理工作意识较差,有待于进一步提高。造成这种局面的原因主要有两点,一是企业领导及职工不能正视档案在企业发展中的作用;二是抓档案工作先期要有必要的投资,而有时面对企业低迷的状态,烟草企业怕增加经济负担,不敢也不愿抓档案工作。

  5、烟草商业企业档案人员主动意识和服务意识较差,无法发挥档案在企业发展中的作用。由于烟草企业档案人员大都是兼职,所以造成企业部分档案人员只停留在收集整理档案上,在如何主动地为烟草企业发展提供必要的技术资料、市场信息、综合管理上无动于衷,这也造成了很多人认为档案无用的局面。

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