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浅析质量体系建设与管理
2017年07月14日来源:烟草在线作者:龚国兵

  烟草在线专稿  质量体系建设作为行业企业健全机制保障、强化基础管理的重要抓手,越来越受到企业的关注和重视。笔者结合工作实际,就质量体系建设与管理谈几点认识:

  一、质量体系建设与管理现状

  质量体系是大而全、内容丰富的制度体系,不仅包括单位的机构设置、工作职责、工作目标,还包括了单位的各项主要制度及其运行制度的工作流程、记录表单以及引用的法律法规文件等等,为单位内设单位和部门的规范运行和考核提供了一套详细的标准与依据。

  就其建设与管理情况而言,成效尚可,但也存在一些问题。

  一方面,质量体系建设工作深入人心,经过一些年的建设与推进,各单位干部职工对质量体系建设有了一定的认识,尤其是各单位专门负责质量体系建设工作的人员,体会更深刻,把握也更精准。因此,质量体系作为企业基础管理的重要制度机制已经不再是争议的话题。

  另一方面,少数重点岗位人员对质量体系内容不太熟悉,尽管营造了质量体系建设与管理的工作氛围,但少数人甚至是单位或部门主要负责人由于没有全程参与或缺乏对体系内容的深入了解,因此,在带头执行制度要求的层面上,主要负责人扮演了体系建设的推动者,也有时成为了体系文件要求的破坏者。再次,体系建设成果运用不佳,内设单位、部门的质量体系文件修订完善工作往往由其质量体系内审员承担,因此,每年的内审基本上由内审员来处理,体系文件的运行也基本上停留在内审员队伍中,形成了体系文件成果的封闭性运行,难以充分发挥质量体系建设的巨大作用。

  二、推进质量体系建设与管理的途径

  一是抓好质量体系中的职能目标的设定与评价。一方面,要健全完善单位、部门的工作职能,要以单位机构编制方案的职能为基础,细化完善单位、部门的工作职能,确保质量体系中的工作职能与机构编制方案中的职能相一致。另一方面,要完善单位、部门的工作目标,要建立单位、部门的总体工作目标和具体工作目标,并对目标的达成设定评价标准,建立一套有项目内容、目标指数、实际完成数、目标评价台账等为一体的目标评价机制。比如,专卖大要案件,每月规定完成几个,每月实际完成了几个,查办案件的执法办案台账,考核部门依据该评价机制即可完成专卖大要案进行考核。

  二是抓好质量体系内的制度流程的梳理与完善。一方面,要做好制度流程的梳理,要以单位、部门主要职能为基础,将一些涉及主要职能的常态化、主要重要的制度流程纳入体系文件,而将那些临时性、非主要的制度流程梳理出来或者排斥在体系文件外,形成一套集中单位、部门主要制度流程管理的文件体系。比如,年度的专卖工作业绩考核、营销工作业绩考核等方案,是年度专卖、营销工作的总体考核文件,需要纳入相应的体系文件中,而节假日的专卖、营销绩效考核等一些阶段性的工作部署,作为总体考核方案的补充,则没有必要纳入体系文件,因为不仅其考核指标会临时作出调整,而且考核权重、方法都会作出变化,不符合体系文件稳定性、连续性的特点要求。同时,另一方面,要完善制度流程,要利用年度内审、管理评审等工作抓好制度流程的修订完善管理,重点将一些涉及面广、新的常态化工作要求的文件纳入体系文件中,比如,今年开展的党建工作考核方案、有些单位的机关部门考核方案等等,这些将持续开展的重要工作纳入相应的职能部门体系文件中;同时发,还要对现有的体系文件进行完善甚至是整个制度进行置换,比如,有的文件中的内容进行了调整,有的流程则需要作出补充或调整,甚至有的年度考核文件因为改动太大职能作出整体置换处理,确保体系文件内容得到及时更新,符合企业管理实际。

  三是推进质量体系工作的宣贯落地与执行。一方面,抓好质量体系文件的学习,采取专题宣贯、流程讲解、流程自述等方式组织单位、部门领导学习体系文件,促使各级领导知晓体系文件的内容和要求,清晰质量体系建设的目的、意义和作用,从而支持质量体系建设工作;同时,还要抓好岗位人员的学习,通过学习了解自身岗位纳入体系中的文件和流程,为各级岗位人员管理、作业提供依据。另一方面,要加强体系文件的执行与考评,要建立健全质量体系文件的执行与考核评价机制,将质量体系目标、任务、制度与流程执行情况、执行效果纳入考核内容,建立各单位、部门和岗位人员的责任清单,使得各单位、各部门以及岗位员工目标明确、任务清晰、评价具体,为各单位、各单位的质量体系工作绩效考核提供细化、量化、客观的考核依据;同时,严格开展考核,建立健全考核评价队伍,将质量体系职能管理部门、监察、工会等监督部门为主体,根据受考核单位、部门的职能需要调整充实考核小组的业务岗位人员结构,在规范监督的前提下进一步提高考核小组的考核效果。比如,对营销部门开展质量体系工作考核,就要将营销制度、晓销售流程的内审员纳入到考核队伍,提高对质量体系考核的针对性。


 

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