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略论文秘职业拓展和素质提升
2017年08月28日来源:烟草在线作者:秦宏

  烟草在线专稿  史载世家有门客,君王有幕僚,历史中出现了姜子牙、李斯、诸葛亮、李淳风、刘伯温等超级大文秘,看似温文尔雅,却胸怀气吞山河之势,与主君一道掌控历史,把控人类正确的发展方向;到现代企业主体、行政主体时代,法人皆有自己的文秘团队,按照决策层的意志运筹帷幄,有格局能布局,善作善成,起到了其他岗位和群体不可替代的作用。因此,文秘职业素质的提升是一项一举多得的综合性工作,当前结合贯彻“四个全面”战略,落实法人主体责任推动本单位工作为本单位第一要务,文秘应势而为当强领悟、勇担当、善作为,随着云时代、挺规矩、谋创新的推进,这项工作显得紧迫而有意义。

  一、文秘工作的内涵和职责

  秘书是谁,秘书做什么?狭义地看,文秘是指经过学习,掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识,熟悉现代文书学、秘书学的原理和方法、具有较强的写作能力、能熟练地从事文书、秘书事务工作,能进行文章写作、文学编辑和新闻写作、有较强的公关能力、并从事信息宣传、文秘服务、日常办公管理及公共关系等工作的人才。

  文秘是基于其职能和岗位而独立出来的职业,有其工作特征。

  从属性。秘书工作不是独立的,是从属于领导的,是完全按领导意图办事的。进一步讲,秘书工作首先是忠诚于组织和组织的决策者的。

  方圆性。一是工作圆满,有较强的协调综合能力;二是圆熟能力,工作很熟练。三是圆通能力,不能没有原则,但也要通融,而又不能圆滑,简而言之,大事讲原则,小事讲风格,而对大小事的拿捏领悟程度又体现了方圆性的进步。

  辅助性。办公室是办事机构,不是决策机构。忠于职守,守就是守本分,做好本职工作。要做到三不越:不越位、不越职、不越权。办公室是办事机构,不是业务职能部门,在其固有的秘书职能外,不干扰但要了解职能部门工作,不代替但要督导职能部门工作。

  跨界性。秘书是万金油,一个单位的所有事务、所有业务秘书皆要有所知晓,能够从部门的汇总信息中梳理出组织层面的意见。

  文秘工作主体

  在我国行政事业单位和大中型企业中一般指秘书。是行政事业单位和企业中的通用必备职位,履行秘书的基本职能。

  同时基于文秘工作的固有属性,以下岗位也是文秘的外延主体。

  部门负责人。承担上传下达要责,与文件、会议打交道,因此部门负责是从事本部门专业工作和秘书工作的综合体。

  部门综合管理员。即部门内部的秘书,这个岗位的履职状态严重影响部门运转的质量和效率。

  决策团体。在决策前,决策团体要进行调研,对决策事项进行符合性、可行性、必要性、拓展性论证,各成员所讲的汇总才形成决策意见。在这个阶段,决策团体有文秘特性和秘书职责(包括各成员对决策最终决策者是在进行参谋)。

  有志于自身职业拓展的青年人才。文会事按秘书的套路来,就会事半功倍;围绕文会事的精炼充实自己,会发现自己对本职专业的领悟能力得到提高。因此,鼓励和引导此类人才加强文秘素养很有必要。

  自己是自己的秘书。工作是否繁忙、生活是否简约离不开计划、总结的模式化和现实化,以文秘的角度帮助自己做好人生规划、做好劳动计划将是一个新的气象,即使是在低层次的文秘阶段,也会帮助自己更好的认识事物,而一旦进入高层次的文秘阶段,会帮助自己回归本质,悟道逐真。

  二、文秘工作的基本功

  (一)文字

  字是天之子,行教化万民之义,形成文以载道,文以延脉的文明局面。先识字,能通经,以致用。在纸发明前,先贤以携刻石经进行正字,随着人类繁衍和技术进步,大量的经义史集子语印制成册,组成浩如烟海的文明世界,字也自成学问,即汉字学。说文解字定声,又从形音义进行系统研究,字传庙堂之判,报民间、江湖之喜怒哀乐;简体字的不断演化,助推和适应经济文化的繁荣,斩灭攻防演兵家大道,春夏秋冬成农家精华,俯察众生苦乐化佛语禅偈,更有主流的儒家大道解治国理政安民之悟,字传百家之道,继续形成中华文化生生不息,繁衍万世,言出法随,教化众生,正礼仪,明得失,知善恶,逐圣道,在历史长河中不断开枝散叶,又不断凝练精进。

  简甲骨文化字汉字由来已久,汉字从甲骨文、金文变为篆书,再变为隶书、楷书。楷书在魏晋时开始出现,而简体字已见于南北朝(4—6世纪)的碑刻,到隋唐时代简化字逐渐增多,在民间相当普遍,被称为“俗体字”。汉字一直处于不断的变化中,简化一直是主要倾向,甲骨文、篆书、隶书、楷书都有简体字。现在见到的最早的比较成熟的文字是殷商武丁时期(公元前1250年开始)的甲骨文,距今3259年。此前陶文符号只认出了个别符号,还读不出一句话来,因而还不能证明已经是记录语言的符号系统或者文字。

  战国和秦汉时期,是汉字形体大变动的时代,篆书变为隶书,再到楷书,都是在这段时间里完成的。由古代篆书到近代汉字隶书的隶变是质的飞跃。东汉后期出现楷书,从此字体才稳定下来,汉字形体是汉朝定型的,一直用到今天,这样我们的文字才称为“汉字”,到现在为止总共使用了1800多年。

  (二)文功

  有专家总结讲,办公室的职能是“三三四四”,使其对组织运行产生妙不可言的功能。

  三个中心,即信息中心、协调综合中心和参谋办事中心;

  三项工作,即办文(撰文、文书处理)、办会(会议全程服务,包括会场、上会资料、会议记录和纪要、会议交办事项追踪)、办事(信息调研、协调、督查、信访、接待、机要、综合办理);

  四个统筹,即贯通上下,协调左右,联系内外,综合办理。所以说办公室处于枢纽地位;

  四个结论,即参政、管理事务、搞好服务、提高综合管理能力。综合管理能力实际上就是领导能力。

  (三)文德

  毫不回避地讲,一些秘书且未还是一些能力较强的秘书,在走上领导岗位后,没扛得住诱惑,把自己搭进去了,葬送了一生,可悲可恨。这是正是文德丧失,甘愿把自己沦为利益输送者的奴隶,而忘记了文秘的坚定信念、高尚信仰、底线定力和特性追求,抛弃了文秘身份时的担当坚守,反而通过文秘岗位的实践把一些恶俗的潜规则内化于心,还自鸣得意,更忘记了文秘职能是跟随领导、代表组织执鞭教化的工作大义。

  (四)文道

  文秘工作是对事物本质规律的探寻,是对实体工作的运筹把控,欣欣然于众生中高人一筹,快人一拍,精人一作,使自己所调控范围内的实体工作迸发活力,而又老道沉着,近看是在认真细致做实体工作,远看似乎又是在布局人生,问计圣言。

  三、创新和固化学习思考平台

  文秘职业素质的提升核心是进行学习思考并取得厚重成果,这是一生的修炼,值得拥有。

  留下你的印迹。从呱呱坠地,人人宣告:世界,我来了,每个人都走上了一条不归路,前行之中,有的人登山虎啸,有的人越池长叹,有的人在平直的大道地长驱直入,世界或因这个人的到来在震动、在吸纳,也或许对这个人的出现无所感应,在行进过程中或快或慢、或险或安、或善或恶,在时空之中,念天地这悠悠何处是己心安处,何处有你的印迹。遵循这一逻辑,一日三省吾身,不断强壮自己的文台,向前行,守轨迹,留印迹。这一过程异常艰辛,有智者需评估自身实力,科学设定和务实追逐理想目标,在学中写,在学中悟,在悟中去弥补基础知识的欠缺,使自己的体量不断增大,使自己的杂质不断净化,能够轻松驾驭与本职工作相关的文字,最终形成文的具有自己特质的元气精华。

  申论和行测。公务员作为管理社会的主要群体和以文为管控手段的样本,国内外政府在长期实践中,将申论和行测作为公务员基本功的考验。文秘人员在训练过程中,当然可以此为鉴,除了不定期下载考题进行测试外,更应据此加强各类基础知识储备,加强快速应变思考能力建设,在俯视与仰视世界中进行人生的切换,游走在学林之中。古人一书难求,现代信息化社会加上云推知识手段的创造性革命,为愿学者提供了各种可能,在浩瀚的学海中,得知取舍、有侧重,在张扬中厚积,在神思中找到自己坚信的道路。通过这样的反复训练,可以预见有志者事竞成。

  向点滴之功要成长。于海量的信息面前,去盘算和估量这些信息想得怎么样、写得怎么样、影响会怎样,将每个信息记录下来,并持之以恒、踏石留印,通过长期的磨砺,这些点滴积累会发生由量变到质变,形成士别三日当刮目相看,不经意间身边已产生了胸怀世界之人,并握改造世界的利器。就一个平常的人而言,在积累这点滴之功的过程中,当有三个体检:

  一是政治体检。知时政,明大局,知道立党为公、执政为民,把自己摆进去,人性有无缺失,党性是否得到锻炼,以规范纪律、先进人物、伟大事迹、超级工程、杂类专项对自己进行洗礼,进而做到不忘初心,加油奋进。

  二是知识体检。胜任一项工作后,往往是依靠经验积累来判断自己缺什么,担搁了时间,知识体检常态化当属必然。文秘人员在接触文会事的过程中,必然会遇到自己不懂的专业知识,就一般组织而言,充实完善这些专业知识会比较简单,应立即行动,收集相关信息,消化掌握。

  三是能力体检。能力的定义太宽泛,如何来进行能力体检似乎很虚幻。然而置身我们的生活、工作、学习之中,又不外乎是经常性的、突发性的、专题性的三类,做好这三类影响自己的事物,可以设定为经常性的常抓常新,突发性的沉着应对,专题性的破题攻关,任何一个环节的疏忽或失误,都意味着能力短板的存在,据此当进行专门思考和学习,补足短板。

  总之,文秘的修炼是一个痛苦繁杂的过程,只有勤学多思善写,反复锻炼,才能在平凡中成就不凡。

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