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新形势下加强烟草商业档案管理工作对策分析
2017年09月29日来源:《湖南烟草杂志》作者:曹俪娟

  烟草在线据《湖南烟草杂志》报道

  “怎么办”:新形势下加强档案管理工作的对策

  提高认识,增强责任观念。要充分认识企业档案工作的重要性,把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈,真正列入议事日程,做到定期研究、定期分析、定期检查。各级档案主管部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难,增加必要的投入,创造良好的环境,切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任。同时,要经常组织档案管理人员学习档案法律法规,树立档案工作的责任感,提高做好档案工作的自觉性。

  “是什么”:烟草商业企业档案管理工作的内涵

  档案是过去工作和历史的记录,是社会生活中最基础的部分。烟草商业企业档案是烟草商业企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案管理工作是社会的一项基础性工作,是档案部门围绕生产经营活动所进行的一系列业务工作,是利用科学的原则和方法管理档案,是一项政策性、机密性、专业性较强的工作,是企业工作的组成部分,为企业工作提供最为有效的考察依据。烟草商业企业档案管理工作是烟草商业企业管理工作的一部分,是烟草企业或员工发展历程的记录,是衡量烟草员工的职业素质和评价其个人素养的依据,是提高烟草商业企业工作质量和工作效率的必要条件,是维护烟草商业企业改革发展历史真实面貌的一项重要工作。

  “有什么”:当前档案管理存在的不足

  档案管理意识还不到位。部分单位没有把档案管理工作放到夯实基层基础的战略高度加以认识,少数单位没有真正认识到档案在信息北时代的实用价值,认为档案管理工作只是收集过时的文件材料,投入人力、物力、财力去管理,出不了政绩,是得不偿失的徒劳,从而缺乏主观能动性,重形式轻内容,重晋级轻效能。档案管理力量还较为薄弱。在荃层单位,档案管理人员兼职情况较为普遍,且变动频繁,专业化程度不高,导致档案管理质皿不够高。档案管理的发展模式缺乏创新性。当前企业档案管理工作以手工管理为主,较少运用现代化管理手段,致使档案管理质量较低,查找速度慢,使用效率低。管理与服务还存在脱节现象。有的企业只注重文书、户籍档案的收集,而忽视声像、实物档案以及与企业业务有关的资料的收集,影响了企业档案的系统性和完整性。还有的企业重保管轻利用,没有把档案管理与企业各项业务建设相结合,不够重视档案对企业决策者在制定企业长远规划时的参考价值。

  规范管理,提高档案质量

  一要规范归档材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度,严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集;要创新收集手段,运用事前监控收发文件、登门寻求等形式,做到广泛收集和重点收集相结合;要把握时间要求,遵循各类档案的形成规律,适时收集;要丰富收集范围,既要收集纸质载体,又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。二要规范档案整理工作。要严格按照各类档案管理要求进行整理,做到组卷合理、案卷(件)内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷(件)封面、卷内文件目录、案卷(件)装订结实美观.三要规范档案管理工作。要实行各种门类、载体档案集中统一管理,方便档案的保管和利用;要积极改善档案保管环境和物质条件,全面配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备;要严格按照《档案借阅制度》开展档案借阅工作,对逾期不还、丢失、破损或发生失窃、泄密事件的,必须依法严肃查处。

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