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新形势下内管派驻组作用发挥探析
2017年03月29日来源:烟草在线作者:陈永强

  烟草在线专稿  引:烟草行业大发展,带来的不仅仅是机遇。如果不重视解决内部管理中存在的问题,必将给国家利益和消费者利益带来损失。因此,烟草行业面临的最大风险不是来自外部,而是来自我们内部。本文以笔者所在县级局为例,近年来该局内部管理监督工作推进较为迅速,已形成完善的监管制度及监管模式,内部管理监督工作稳步有序运行。当前内管工作推进重心,已经从开始的如何开展内部监管工作变成逐步转变为如何确保内管监管工作开展的实效,而确保监管实效的重要组成部分大概可以分为派驻机构的进一步优化、持续改进工作方法及不断创新思路寻求突破。

    以下,笔者主要探讨在县级派驻机构的层面上如何提高内管部门在卷烟经营活动中的监管作用。

  一、派驻组监管工作基本现状

  1.机构建设情况。内管派驻机构随着近几年的逐步完善,已初步形成结构严谨,层次清晰,制度有力,考核得当的内部监管体系。由省局内管处统筹全局,规划部署;市局派驻办居中调度,指导推进;县局派驻组实时监控,具体落实。当前我市各县配备内管人员两名,派驻机构相当独立,基层内管队伍齐备,内管派驻组在省、市级派驻机构文件、制度的引领下,在 “451”内管工作法的指导下经营监管职责到位,为内管委派制工作的进一步发展奠定了扎实的基础。

  2.机制运转情况。当前内管派驻组的工作以日常监管、定期检查、市场走访、调查核实为主。日常监管覆盖卷烟经营全过程,事前、事中、事后都有所涉及,主要是跟随卷烟经营的实施对各环节进行监控,查找不规范经验线索;定期检查在县级局层面主要设计内控制度建设方面及营销系统相关权限控制方面;市场走访主要以市场信息采集、不规范经营线索获取、了解异动治理措施效果及重点区域重点零售户走访几个方面;而调查核实主要针对异动线索开展各种方式的核实措施。以上几项工作基本涵盖了当前县级局卷烟经营监管机制的运转情况。

  3.主要薄弱环节。当前内管工作推进较为迅速,但仍然存在一些薄弱环节:一是内管队伍配备齐全,但稳定性不足。当前虽然县级派驻机构内管人员配备到位,但调换相对频繁,导致内管人员专业技能存在普遍不足,影响内管工作开展的实效;二是内管人员充足,但分工不够明确。当前对内管派驻组负责人和监管人员的职责定义相近,容易导致工作推诿或工作集中在一人身上,不利于监管机制的长效发展;三是派驻组监管工作的自主性较高,监管实效受监管人员的主观能动性影响较大,同时可能引起内管人员“没事干”的误导,从而影响监管工作的开展;四是受县级局人员及条件影响,保证内管人员专职性难度较大,同时部分工作计划实施的难度较大;五是日常监管工作容易流于形式,监管人员查找并发现不规范经验线索的能力较弱;六是调查核实工作实效性有待进一步提升,由于核实方法及核实技巧的缺乏,经常出现发现问题,只能提供主观的建议,缺乏客观事实的支持;七是基层领导层面在规范意识明显提升的同时,对内管工作开展的方式方法了解较为贫乏,使内管工作的推进缺乏有利支持。以上几个方面是内管机制建设上县级派驻机构存在的主要问题。

  4.当前主要改进方向。根据前文对当前县级局内管机构现状的分析概况,要提升内管派驻组在卷烟经营活动中的监管作用,其一确保内管队伍要硬,只有内管队伍强健有力,才能在情形相对复杂的内部监管工作发挥其应有的作用。其二内管工作开展要实,真抓实干才能出成绩,内管工作的开展不能走流程、走形式,出发点始终要放在保证行业规范经营的前提下。其三监管方法要有力,只有不断创新、优化工作方法,才能有效改善当前监管工作实效达不到预期目标的瓶颈,要寻求进一步突破,就必须有强有力的工作方法。其四发展目标必须准确,内部监管的最终目标是确保行业长效稳定健康发展,内管工作目标应当符合行业发展的需求,只有统一的目标才能在内管工作推进时获得更多的支持。

  二、派驻组机构建设的发展方向

  进一步提升派驻组在卷烟经营活动监管的作用,需从确保内管队伍稳定有力、提升内管人员素质能力、充分调监管人员主动性、提升派驻机构在县级局的被重视程度等几个方面进行加强,这既是保障内管职能发挥的有力措施也是内管机构建设的发展方向。

  1.确保内管队伍稳定有力。保证内管队伍稳定有力是内管机构建设必不可少的一方面,当前派驻组人员队伍调换较为频繁,一定程度上影响了内管队伍的战斗力。细分当前内管人员调换的原因主要有两个方面:一是单位人员变动需要;二是内管表现优异晋升。通过对当前原因的分析除第一种原因可以通过制度避免外,内管人员波动存在必然性,因为人员的优胜劣汰是队伍建设动力的源泉。那么要保证队伍的稳定性就必须转变思路,其一既然变动不可避免,难么就画一个更大的“圈子”,既进一步明确专卖人员全员内管的工作思路,全员内管作为一个内管工作的发展思路很早就被提出来了,但当前推广发展不尽人意。针对现在存在的队伍不稳定的问题,全员内管可以进一步缩小范围,放在专卖人员身上开展,既在日常工作、学习培训中,把专卖人员与内管人员等同对待,提高专卖人员对内管工作方式、方法及业务知识的认识,把专卖人员培养成“后备”内管人员,在内管人员发生变动时优先调入进内管队伍,确保内管队伍能力的稳定性。其二新进人员招录可以增加内管岗位的招录,当前根据内管人员配备制度,内管人员主要以调入为主,但当前新招录的岗位员工具有较强的专业性,岗位相对稳定,通过对新进人员专项培养充实内管队伍,对内管队伍稳定性具有一定推进作用。

  2.提升内管人员素质能力。提升监管能力的关键要素来源于监管人员的监管能力,而当前提升监管人员能力的方法主要是以教育培训、知识测试为主,理论性较强,缺乏相应的实践性,导致理论知识难以指导实际工作。解决这一薄弱环节的思路主要有以下几个方面:一是教育培训现场化,通过内管工作的现场开展来提升内管人员对监管方法的直观理解;二是监管方法数据化,通过把监管、查找显示的方法固化为公式或者规则的形式,突出理论知识的运用性;三是进一步征集实际监管工作案例,以案例来加强对监管人员的指导;四是进一步突出工作制度的指引性,通过工作制度来带动、引导内管人员开展监管工作,并在工作开展过程中逐步融合理论知识以提升监管实效。

  3.充分发挥内管人员主观能动性。发挥内管人员的主观能动性是内部监管工作成效与否的指向标,内部监管工作的开展、各环节的控制、工作的推进主要是由内管人员完成。所以内管人员的主观能动性决定了内管工作开展的进度、落实的质量、取得的成效。如何激发内管人员主观能动性,内管部门一直在不断探索,当前主要的方法有以下几种:一是通过贴合内管工作模式的绩效考核来提升内管人员的主动性;二是通过鼓励创新来挖掘内管人员的创造力;三是加强思想教育,确保内管人员充分理解内部管理监督的意义,确保主观能动性的正确发挥。发挥内管人员主观能动性不是一朝一夕能够完成,需要从长效机制,长远规划,持续改进、不懈努力等方面循序渐进,只有持之以恒方能充分发挥内管人员主观能动性。

  4.提升派驻机构在县级局的被重视程度。县级内管派驻机构要扎实有效开展内部监管工作,首先工作的开展必须得到领导的支持,只有领导重视才会产生全员重视的效应。其次要加强与其他部门直接的沟通协作,避免形成对立监管的不良反应,要把监管工作放在各部门工作统一目标上。最后加强内管工作信息的通报或传阅,让全局了解内管工作的进度、动态及相关工作成效,提升其他部门对内管工作的认同度。通过提升内管部门在县级局日常工作中的影响,来逐步提升派驻机构在县级局的影响力。

  三、参与企业生产经营监管的切入点

  要行之有效的开展内管监管工作,就必须全面深入的参与到企业生产经营过程当中,而要开展全过程监管,又必须注重监管切入点的把握,确保在不影响正常生产经营决策的基础上,有效落实内部监管工作。

  1.加强与被监管部门的协作。内管人员在组织开展监管时要牢牢把握保证行业持续规范健康发展这一宗旨,不能为管而监管,要明确为何而监管。内管部门与被监管部门不存在对立的关系,在宏观目标上内管派驻组与县级生产经营部门是具有一致性的,从目标出发反馈到实施过程,能有效提升内管部门与被监管目标的融洽度,逐步达到共同监管、自我监管的目标。尤其是在出现不规范经营行为的情况下,在“零容忍”的基础上,应把纠正、整改不规范经营行为作为内管工作的重点,不能以处罚、处理代替整改,不能以单次纠正代替长效机制建设,监管工作必须从宏观目标出发,才能从长远角度提升内部监管作用。

  2.全程参与生产经营活动。参与卷烟生产经营活动监管工作,成效与否的另一个重要方面是看监管人员是否能“沉的下去”。即内管人员要把自己当做生产经营人员来对生产经营活动进行监管,做到多了解、多参与、多学习,即内管人员要主动了解各时段的生产经营目标、阶段性重点工作及工作推进情况;积极主动的参与营销部门生产经营相关的会议、货源供应讨论当中;主动学习生产经营部门的业务知识,确保在监管过程中自身业务掌握过硬。通过把自己当成生产经营人员对县级局的生产经营活动进行监管,能有效的查找生产经营过程中的不规范经营行为。

  四、提升对内部不规范经营行为的监管效果的方法

  要进一步提升内管派驻组在县级生产经营活动中的作用,不但要注重正确的方式,还要掌握科学的方法。有效的监管方法往往使监管工作事半功倍,当前内管工作以具备一套相对完善的工作方法,以下就从其他角度来探讨提升对内部不规范经营行为的监管效果的方法。

  1.熟悉相关环节和程序。内管工作的管控目标和标准一般是明确的,但支撑目标实现的业务流程却是软肋,业务流程直接体现了核心监管能力,是内管人员完成其使命和实现其目标的基础,而实际工作中流程往往被忽视,造成工作方式的无序化。从自身的实际出发,找出影响专卖内部监督管理工作存在的问题和不足,科学梳理和理顺内管工作相关环节,实时更新有关管理措施和规范内管工作程序,规范和协调各有关业务部门关系和职能,从而更好地畅通专卖内部监督管理工作渠道和途径,真正形成较为完善有效的运行体系和机制,有效增强内部专卖管理监督工作的可操作性。特别是在推行精益管理中有必要对业务流程进行彻底的再学习和根本性的再思考,从而使监管行为的绩效指标、成效等获得显著的提高。

  2.突出重点环节监管。在工作规范固化到卷烟经营的各个环节的同时,突出节点监督,重点关注货源分配、卷烟配送、零售户、外流品牌等关键监管节点,准确掌握卷烟规范经营情况,深入分析信息,对重点工作岗位、重点工作环节、重点对象积极协同业务部门主动进行着重监管。在重点环节监管中,形成重点异常客户、重点异常订单、重点异常品牌三大数据库。对“重点异常客户”实行即时联络反馈机制,发现停歇业、未进货或经营地址不一等异常现象的零售户即时告知专卖片区责任人;对“重点异常订单”进行实时跟踪监管,及时发现及时审核,对同一片区相同品牌、相同数额的订单认真分析核查,确定是否异常,配送员在送货时发现有代订、套购现象的及时反馈;对“重点异常品牌”实行定期审查客户销售情况,跟踪客户销售异动,查明异常原因,然后根据审查客户实际销售情况,进行合理定级定量。推行精益内管,在日常监管中找准突破口,提高监管效率,避免过多投入于无效预警监控,浪费监管力量。

  3.提高信息化监管能力。信息化监管是加强内管工作的科学载体,也是内管工作方法创新的主要努力方向。信息化监管就是要通过信息化平台,将制度及各种生产经营规范移植到信息管理系统中,对各项生产经营业务设置科学合理的警戒值及合理的系统分析工具,便于内管人员通过卷烟营销系统及时发现各种异常,并及时进行调查核实,对切实存在违规的问题及时进行整改,最大限度减少违规经营给企业带来的损失。因此,内管信息系统要适时根据业务数据衔接、信息沟通传递,货源分配、客户等级调整等的转变进一步完善,提高监管效率。通过不断提高信息化监管能力,使信息化日常监管真正发挥实时监管、有效监控的作用,不断提高内部监管的效率。

  4.扫除各种监管盲点。随着客户的需求变化,卷烟营销在订购方式、货源供应、卷烟配送等环节工作模式的不断改进,内管工作也要与时俱进。内管人员在熟悉卷烟营销工作流程的同时,应适时关注营销模式的变化,及时制定、完善、调整监管内控制度,及时发现并通过制度化建设扫除卷烟营销模式改变后出现的监管盲点,或剔除因卷烟营销模式变化所导致无效的原有监控点,亦或改变其监管规则和阀值,提高监管实效,提升卷烟经营的满意度、公平度、规范度,对卷烟经营活动全过程的监管真正实现全覆盖。

  要充分发挥派驻组在县级生产经营活动中的作用,就必须不断夯实基础,努力创新,在重视长效机制建设的同时,逐步改进监管方式方法,在巩固当前取得成果的同时,积极探索新的思路。要全面推进内管工作上水平,离不开各级内管派驻机构的齐心协力,离不开各部门间的精诚协作,离不开各级局的大力支持。在行业的大力推动下,内管工作水平必将稳步提高,为行业持续健康发现添砖加瓦。

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