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浅议烟草商业企业的信息化和标准化融合之路
2020年06月02日来源:烟草在线专稿作者:徐喜伟

  摘要:面对高质量发展的大环境,烟草商业企业在加强企业管理、推进精益管理的过程中,需要解决信息化工作的各自为政、盲目上系统、形成数据壁垒、产生价值不高等问题;更需要解决标准化工作格式复杂、内容不顺畅、纸质印证资料过多,写做“两张皮”,推行进度过慢,为基层单位减负不够等问题。以甘肃酒泉烟草为例,经过现状分析,根据最新发展要求,借鉴先进单位做法,提出坚持并驾齐驱这一个思维,从省局、市局和县级单位三个层面,抓好信息化工作和标准化工作(本文简称“两化”工作,下同)的思想认识、操作应用、监督考核、持续提升四个方面的融合,提高两化工作效果,促进商业企业不断提升管理水平,助推高质量发展。

  在“互联网+”和高质量发展的大背景下,烟草商业企业对“两化”工作的重要性认识越来越清晰,建设力度也越来越大。信息化方面,国家局、省局、市级局等各类系统上线、硬件加固,投入不断加大;标准化工作,先后经历了职业健康安全管理体系、质量管理体系、安全标准化体系,到现在的标准化(质量)体系建设运行,完成了新版质量管理体系的转版升级工作。2017年初,全省大部分商业企业都将“两化”工作划归为新成立的企业管理科负责,以前存在的各自为战、融合不够现象尤为突出,进一步提升企业管理整体水平,这是必须面对的问题。本文从“两化”工作的现状及问题入手,经过分析,提出“134”融合措施,即坚持并驾齐驱的一个思维,从省局、市局、县级局三个层面落实要求,抓好“两化”工作的思想认识、操作应用、监督考核、持续提升等四个方面的融合,促进企业管理工作形成新局面。

  1.信息化工作现状

  在“互联网+”思维下,在创新驱动发展战略的推动下,近年来信息化工作取得了长足的进步,但也存在不少的问题,需要客观认识。

  1.1信息化工作取得显著成绩

  360百科对信息化的定义为:指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力,并使之造福于社会的历史过程。从烟草行业公开的情况来看,在“十三五”期间,按照确定的CT-155发展蓝图(即建立行业统一平台、五大应用体系、五大保障体系),严格落实行业党组(党委)网络安全工作责任制实施办法,行业一些单位在网信工作中积极创新,深入推进新一代信息技术与烟草产业的融合。比如在现代流通领域,借助互联网和大数据技术,实施创新数据驱动型的卷烟营销新模式;杭州网建会借助智能终端、移动支付等新技术,从渠道、终端和消费者三个层面,打造工商零三位一体、面向消费者的卷烟营销生态系统。在高效政务领域,以构建网上办证系统为抓手,搭建“一站式”政务服务窗口。全国烟草行业目前有电脑终端20多万台,800多个接口,1000多个应用系统。酒泉烟草终端210多个,自有系统3个,这对推动行业信息化、提高资源配置、规范管理、工作效率等方面起到了明显效果。

  1.2信息化工作存在明显不足

  相对于行业外大数据的发展速度,烟草商业企业在信息化工作上还存在明显的差距:信息化工作投入大,片面强调硬件的投入,“设备一买、万事大吉”的做法不在少数;信息化建设周期长,限制了部分短期需求的满足,成果转化速度不高;以云计算、大数据为代表的新技术研究不充分,缺乏“互联网+烟草商业”具体实践等。已经上线的信息系统和信息化工具,适用性不强、运行水平不高,存在各自为政、数量过多、融合不够,形成横向的数据壁垒,纸质传递和系统操作并行,又给基层人员增加工作量,而产生的价值不高、不直观等问题。

  2.标准化工作现状

  标准化是为在一定的范围内获得最佳秩序,对现实问题或潜在问题制定共同适用和重复使用的条款的活动,是企业科学管理的重要手段。2017年11月份全省烟草商业系统企业管理现场会以来,各地州公司在定西和嘉峪关市局(公司)前期探索的基础上,以兰州市局(公司)版本为模板的标准化(质量)体系建设正式发布实施。

  2.1标准化工作进展顺利

  《国家烟草专卖局关于印发烟草行业“十三五”科技创新规划的通知》(国烟科〔2016〕316号)中明确指出:强化行业标准化工作体系建设。夯实标准化工作基础,加强标准全生命周期管理,突出抓好一批重要标准的执行和实施工作,建立标准实施后评估制度。

  按照全省的统一安排,以酒泉烟草为例,标准化工作主要经历了三个阶段:2017年11月-2018年10月的模仿建设阶段,全面模仿兰州公司版本,在2018年2月份发布实施;2018年11月-2019年5月份的修改运行阶段,省局统一组织了两次审核,提出明确的修改意见,进行了两次大修;2019年6月份以来的完善提升阶段。目前基本形成了以基础标准、管理标准、技术标准和工作标准为主要内容,融合了质量管理体系的标准化(质量)体系文件568个,日常工作用标准,半年督查审标准,年度接受省局全面检查评标准,形成了执行、修改、考核、提升工作质量的周期循环。

  2.2标准化工作存在不足

  相对于行业内部分单位已经开展流程优化和追求卓越等工作,目前在标准化工作运行中,经过评估和管理诊断,发现问题主要集中在格式的规范性、内容的适宜性、覆盖的全面性、运行的高效性等方面,主要表现如下:

  (1)标准格式不够规范。普遍存在格式不统一,字体、版式、行文规范、章条要求等不规范的问题,有些标准缺少流程图,有的流程图不规范、流程节点详略程度不均匀,未按照5W2H展开节点描述,未严格按照《标准文本管理规范》要求编写。

  (2)标准体系融合不够。标准体系的适应能力不强,与各类管理标准、管理工具相互融合证据不足,记录、标准或汇报材料中缺少融合的路径、方法以及融合内容的展示。标准化(质量)体系与外来文件、红头文件的协调性不足,关系还不够清晰,没有更好地结合当地管理实际。

  (3)标准质量有待提高。标准体系文件架构已经建立,但部分标准适用性不强,对标准的执行力和执行能力不强,标准制定与标准执行存在“两张皮”现象。尤其是此前标准模仿的兰州版本建立,由内审员进行编写,真正用标准的人未参与其中,从而产生了基层“不知道(不知道有标准或不知道如何执行标准)、标准不合理(标准与实际业务脱节)、员工不执行(不愿受标准约束,不愿按照标准开展工作)”的“三不”难题,这在很大程度上影响了标准的制定和执行。各分标委和各单位、各部门的推进员作用发挥不够,培训的深度和专业性上有欠缺。

  (4)信息化工具应用不够。运行中普遍存在纸质传递,没有用信息化工具,即使应用了信息化手段,但由于系统开发层次低,程序复杂,效率不高,便利性不够。再加上网络安全的要求越来越严格,地级市和县局开发应用信息化手段难度增加。

  3.建立“134”融合体系,持续提升两化工作质量

  按照行业要求,借鉴先进单位作法,以酒泉烟草为例,地市级商业公司应从以下四个方面开展两化工作的融合,适应高质量发展的需要。

  3.1坚持并驾齐驱的一个思路

  兼容并蓄是一种境界,更是衡量企业管理水平高低的一个重要参数。

  标准化作为一种管理方法,建立文件化的管理体系,坚持预防为主、全过程控制、持续改进的思想,使企业的管理质量和管理效率循环上升,实现企业业绩改进的目的。包括标准的制定、发布与实施的全过程,但仅建立标准体系,并不能改进企业的管理。

  信息化是现代信息技术与先进的管理理念相融合,转变公司经营方式、工作流程、管理方式和组织方式,重新整合公司内外部资源,提高公司效率和效益、增强公司竞争力的过程。通过信息化固化标准化建设的成果,通过信息化来落实标准化的要求,成为标准化建设取得实效的关键;同时,信息化与标准化的融合,也是信息化与企业管理实际紧密结合,服务企业管理的需要。

  在条件允许的情况下,积极探索“互联网+”、大数据、云计算、人工智能等信息技术与卷烟营销、专卖管理、财务管理、物流运行、党的建设等重点业务领域的深度融合。信息化从技术平台、软件应用、基础管理和安全保障四个方面,为“互联网+”在各个领域的应用打牢技术支撑;标准化支撑能力全面提高,构建层次更加清晰、结构更加合理、重点更加突出的标准化体系,落实工作机制,发挥标准化工作效益。

  3.2分三层落实两化工作要求

  两化工作是目前烟草商业企业的两大重要工作,在不同层面要有不同的侧重点。

  (1)国家局和省局层面重战略规划。行业相关工作讲话和各类文件描述较为详细,在此不再赘述。主要是在探索完善科技创新成果专利化、专利标准化、标准产业化的科技成果转化收益机制,两化融合的路径。

  (2)市级局层面重点标准化支撑能力建设。强化标准制修订工作,积极适应推动行业高质量发展要求,继续制修订关键性标准,优化标准供给,提高标准质量。着力强化标准实施,针对各层级检查发现的问题,逐一整改。强化标准示范推广工作,积极支持全省推进标准化工作试点,学习行业标准化达标单位的先进经验,持续提升商业企业标准化工作水平。在现有的条件下,强调信息化的适用性,和互联网、大数据、人工智能和实体经济深度融合,不断提升企业的资源配置效率。

  (3)基层单位强调整改和效率。县级单位和各机关部门,重点要在企业标准体系信息技术平台上,运行好制订、修订、收集、汇总、发布、使用标准等工作,积累数据库,标准化(质量)工作人员和员工根据相应的权限,快捷、方便、准确的获取所需要的标准。同时要简化流程,减少纸质传递,发挥信息化手段管控,保证标准的有效执行,切实为基层减负。

  3.3.加强两化工作的四个融合

  两化工作在国家局分属不同的机构领导,在省局也分属不同的处室负责,到地级公司,大部分由企业管理一个部门落实责任,和其他创新工作、规范管理等工作需要统筹推进,更需要进一步探讨如何融合。

  3.3.1经常开展培训学习,在思想认识上达到融合

  烟草商业企业一直都很重视培训工作,借助信息化手段的应用,丰富了培训形式,提高了培训的效果。

  学习两化工作内容做到同步进行。开发标准化管理系统,实现标准的全生命周期管理;通过标准的条款、流程、表单等结构化,实现标准体系对业务、岗位、流程的全面覆盖和信息系统流程与管理流程的统一;通过对标准和流程的持续优化,逐渐构建支撑企业整体的业务和管理流程体系,发挥信息化推进管理创新的作用。

  注重学习改进与队伍提升相结合。借助网络学院、学习强国、微信平台等信息化手段,学以致用,推动各部门在制修订标准时,不断改进工作,形成新的工作机制,运用“统与分”、“PDCA循环”、清单式管理等工作方法,做到“一个管理事项一套管理流程、一台设备一套技术标准、一个岗位一套工作标准”;同时将员工专业培训与标准制修订工作相结合,落实工作目标考核,开展评比活动,让一批懂技术、善管理的骨干人才脱颖而出。

  3.3.2及时合理借鉴应用,在工具应用上达到融合

  (1)坚持创新驱动发展战略。围绕高质量发展要求,积极开展科技创新、管理创新、机制创新。以流程化、标准化、精益化、智能化为主线,遵循PDCA的管理原则和过程方法,坚持问题导向,将各种先进的管理思想、方法、手段全面运用到业务及管理活动中,围绕管理短板,减少管理浪费,加强对内部不增值活动的改进,激发企业内生动力,强化管理突出创新,提升管理水平。

  (2)开发标准化管理系统。至少有三个方面内容:标准编、审、批、发、改、废的全过程管理,主要包括标准的计划、修订、发布及废止;标准化维护,包括标准化建立、维护、更新、权限设置及统计分析等;用户功能,包括导航、搜索、收藏、订阅及下载等功能,可以方便地利用标准资源,实现标准数据的共享。

  (3)注重标准化与信息化的融合。将标准条款、流程和表单结构化,建立起组织、岗位、流程节点、标准条款、表单之间的相互引用关系,为表单固化、流程固化奠定基础,为业务应用提供支撑。绘制流程图,为标准化管理提供查询服务,对业务应用系统进行容和改造,打通标准管理信息系统和业务应用之间的访问通道,实现信息系统与管理标准的统一。

  (4)做到两化工作的持续优化。通过信息化平台,开展工作标准和流程的优化,从业务需求提出到业务实现的全过程管理,将业务过程中的所有流程连接和贯穿,使业务流程系统化,还可以发现流程衔接中的断点和标准盲点,持续优化流程和标准。

  3.3.3定期开展调研评估,在监督考核上达到融合

  明确规定信息化的考核要求,加强运维管理,严格服务考核。把网信工作(即网络安全和信息化工作)情况与有关领导干部和有关人员的综合考核评价挂钩的具体办法,健全网信考核评价工作机制,编制形成深度融合水平评价指标体系并开展考核评比工作,以考核评价传导压力,推动网信工作持续优化提升。

  《中华人民共和国标准化法》第一条明确规定,为了加强标准化工作,提升产品和服务质量,促进科学技术进步,保障人身健康和生命财产安全,维护国家安全、生态环境安全,提高经济社会发展水平。第二十七条规定:国家鼓励团体标准、企业标准通过标准信息公共服务平台向社会公开。标准的复审周期一般不超过五年。这些都从法律层面对标准化工作给出了明确的支撑。

  已经发布的标准化体系中,《标准实施监督检查管理规范》、《标准体系评价改进管理规范》和《标准成果评审奖励管理规范》对标准化体系的监督和改进有了明确的规定。在全省烟草商业系统“十佳标准(流程)评价表”中,流程的信息化支撑占到10%的分值。实施流程绩效监控,及早发现标准运行问题并尽早解决,通过流程持续优化,确保标准化体系的业务整体执行效率、效益得到有效提升。

  统筹协调好两化工作,将“创新驱动”作为基础性指标纳入地市级公司的工作业绩考核体系,强化针对科技创新、信息化、标准化等工作绩效的考核内容。

  3.3.4采取闭环循环管理,在持续提升上达到融合

  解决标准化建设中存在的问题,遵循PDCA循环,融合信息化,通过标准建设特别是流程优化,让从事具体工作的员工真正参与到工作流程的梳理和编写中来,让流程优化的过程成为全员宣贯、亲身参与、自我规范的过程,使标准符合实际、员工会用真用,走出标准“执行陷阱”,通过流程驱动提升个人和企业绩效。依托信息化平台,构建标准化管理综合管控平台,做到标准执行实时监控、生产作业实时查看、关键指标实时预警,充分发挥标准化与信息化的双重叠加效应,通过标准和流程驱动,提升全员标准意识和流程思维,形成动态的、便捷好用的标准手册。酒泉市局(公司)现已在综合办公平台制作标准化流程(含子流程)共24个,覆盖请休假流程、机关/县区工作计划上报流程、会议申请流程等,替代了纸质审批过程,提高了工作效率。

  通过迭代升级,力争用两到三年左右的时间,坚持两化工作思维,统筹三个层面的落实,坚持至少四个方面的融合,打通信息壁垒,解决标准的制定和执行“两张皮”的问题,解决信息化作用发挥不够的问题,解决企业管理工作整体水平不高的问题,助推烟草商业企业高质量发展。

  

  参考文献

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  [4]《国家烟草专卖局关于全面推进烟草行业商业企业标准化工作的意见》(国烟科[2013]409号)

  [5]《激发创新活力 提升创新能力 加快推进创新型行业建设》.陈虹司长在2019年全国烟草科技工作会议上的工作报告

  [6]徐荣旺,刘高梅.广丰卷烟厂“三个结合”推动管理体系建设.东方烟草报客户端.2019年05月24日

  [7]甘礼柏.建设具有特色的企业标准化体系以广西贵港市局(公司)为例.方烟草报.2019年04月17日

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  [9]酒泉市烟草专卖局(公司)企业标准化(质量)体系文本2019年4月9日版本

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