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从线下到线上 从纸间到指尖
——广东省局(公司)持续提升档案管理水平
2020年08月28日来源:《东方烟草报》作者:李倩、杨维明

  “原来需要半天才能完成的工作,现在几分钟就能搞定!”今年以来,广东省烟草专卖局(公司)档案管理员张卓然明显感到工作效率提升了,档案的收集、整理、归档、统计等原本需要手动完成的工作,如今只需点一点鼠标即可一键完成。这得益于广东省局(公司)智慧档案信息管理系统平台的上线使用。

  近年来,广东省局(公司)不断加强信息化与档案管理的深度融合,从硬件和软件两方面入手,将信息化设备和工具应用到档案管理的全业务流程,从线下到线上,从纸间到指尖,持续提升档案管理效能和水平,进一步推动档案管理信息化、规范化、标准化。

  硬件上,档案库房安装了防火门,并配备指纹密码锁,非档案人员无法自行进入。库房内采用存储空间更大的智能密集架,工作人员可通过智能触摸屏进行自动开架、合架等操作;配备了1台档案净化整理台,利用纳米光氢离子灭菌单元对档案进行入库前的灭菌净化;配备了1台精密空调和4台恒湿净化一体机,为档案存放提供了稳定适宜的温湿度环境;在不同角度安装了9个红外摄像头,24小时监控并录像存盘,确保档案库房达到防火、防盗、防潮等要求。

  软件上,智慧档案信息管理系统平台让档案管理变得“更智能”:

  在线管理库房。工作人员通过视频监控可以实时对库房环境进行监测,实现了档案库房的智能化管理。同时,库房里的每一份档案上都有一个条形码,只需“扫一扫”就可以准确定位档案的存放位置,档案借阅、归还等信息也在扫码的同时被录入。

  线上即时归档。系统平台与办公自动化系统、采购系统等无缝对接,通过平台可在线接收电子文件。各部门可登录平台在线移交归档资料,档案人员可直接在平台上进行收集、整理、分类和归档,大大提高了电子文件归档效率。

  在线查阅档案。员工可通过办公自动化系统直接跳转到系统平台,“足不出户”即可在平台首页直接查看企业制度文件及档案工作相关资讯动态等,并且可以自行在平台上检索所需文件,提交申请后可进行查阅。

  为确保档案管理规范有序,广东省局(公司)制定了智慧档案信息管理系统平台的使用指引,进一步明确了平台使用对象和查阅范围,规范了档案查阅权限、程序及查询要求。在此基础上,广东省局(公司)还定期举办全省烟草商业系统保密、档案人员培训班,为提升档案管理水平提供了专业化人才保障和支撑。

  下一步,广东省局(公司)将继续深化完善智慧档案信息管理系统平台,深挖数据资源,充分发挥档案信息资源最大作用,为推动企业高质量发展打下坚实基础。

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