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论企业标准编写的规范性(图)
2016年08月08日作者:王莹

  烟草在线专稿  标准编写的规范性,它体现了一个企业的标准化水平,也是衡量企业标准质量的重要尺度。规范性是制定标准所需要遵循的六大基本编写原则之一,它“是指起草标准时要遵守与标准制定有关的基础标准以及相关的法律法规。”①规范性要求主要包括:“第一,按照结构划分的原则来确定标准的要素和层次;第二,遵守编写规则;第三,特定标准的制定须符合相应的基础标准。”②本文中的“规范性”主要是针对“第二条”内容来展开阐述的。

  企业标准编写的规范性就是要对标准的内容和表达方式都做出严格规定,从而使标准编写有章可循。标准的结构是由按照内容划分得到的“要素”与按照层次划分得到的“层”所构成,包括封面、目次、前言、标准名称、范围、规范性引用文件、术语和定义、工作(操作或服务…)要求、附录、终结线、章、条、段等。我们需要从标准的技术内容出发,按照编写规则,合理安排标准的要素与层次,才能顺利起草相应的企业标准,最终编制出高质量的标准文本。下面,我们结合一些案例,对企业标准编写规范性的易错点进行剖析。

  一、“目次”的规范性

  “目次”是标准文本中一个可选、资料性要素,可根据需要设置。但是一旦决定设置目次,所列出的内容就不应随意取舍。“目次”应列出的内容包括:前言、引言(如有)、章编号及标题、附录(如有)(附录编号、(附录性质)、标题、参考文献(如有)、索引(如有)等,而带有标题的条的编号、标题,附录条编号、标题,图编号、图题等根据需要列出。目次中所列出的内容,包括编号、标题、页码等均应与文中完全一致。需要特别注意的一点是:“术语和定义”一章中的“术语”不应在“目次”中列出,因为“术语”不是条的标题。为显示一份标准的完整结构,方便快速查询,设置“目次”是很有必要的。电子文本的“目次”应自动生成,不需手工编排,便于标准变动时自动更新到最新页码,避免手工编辑目次造成的遗漏、错误现象。

  编写时“目次”存在的问题有:一是企业标准的名称不应列入目次的范围内;二是前言或正文出现附录,但是未列入目次;三是在目次中有附录,但在前言或正文未涉及到相关内容;四是目次是手动制作,导致修改变动时无法实现自动更新。建议将图1调整为图2格式。

图1“目次”不规范示例

图2“目次”规范示例

  二、“术语和定义”的规范性

  术语和定义的格式要求有:一是术语和定义应有引导语;二是每条术语都应编号,只有1个术语时也要有编号;三是术语和定义(中、英文)编写在编号的下一行,空两个字起排,先写中文术语(黑体),其后空1个字排英文对照词(黑体),英文对照词的第一个字母小写;四是术语的定义另起一行,空二字起排,回行时顶格排。选择定义的“术语”要考虑:一是多次使用的术语;二是理解不一致的术语;三是尚无定义或需要改写已有定义的术语;四是标准的范围所覆盖领域中的术语。同时,不可在“定义”中使用“它”、“该”、“这个”等代词开头,不可使用“指”、“是指”、“表示”、“称为”等词语。

  编写“术语和定义”存在问题:一是缺少引导语;二是术语不应与条目编号同一行,术语的位置不规范,具体见图3;三是定义中出现“指”、“是指”、“××是指”等,具体见图4。建议术语和定义的编排格式可以借鉴图5③。

图3术语与定义的不规范示例

图4术语与定义的不规范示例

图5术语和定义的规范示例

  三、“段”的规范性

  段是对“章”或者“条”的细分,不设编号。段没有编号,这是区别段与条的明显标志。在标准中,除不会被引用的一些引导语可以处于悬置状态外,要尽量避免出现悬置段,以防止引用时产生混淆。

  编写“段”时存在问题:一是出现“悬置段”,导致引用时混乱,如图6是悬置段与更正后的对比示例,图7是标准中出现悬置段的标准,图8是建议调整后的示例。二是混淆使用“段”与“条”,将“条”写成“段”或将“段”写成“条”。

图6“段”的示例

图7“悬置段”的示例

图8“段”规范的示例

  四、“列项”的规范性

  列项应由一段后跟冒号的文字引出并列的各项,是段的子层次。列项有两种形式:第一,有编号的列项,使用后带半括号的小写拉丁字母,即a)、b)、c)……;列项细分时,第二层次的列项可有编号,用1)、2) ……表示,也可没有编号。第二,无编号的列项,各项之前使用破折号或圆点,同一层次中使用破折号还是使用圆点应统一;如果需要细分,只能分成无编号的下一级列项。

  在编写企业标准中,“列项”出现错误的频次是相对高的。编写“列项”的注意事项有:一是列项前要有引语,引语不应省略,如在图10中,4.1.4撇开具体的业务内容,从格式上来看,缺少引语与冒号;二是引语引导的内容与列项中的内容应相符,不应相互重复,如图9④,出现引语内容与列项中的内容重复的问题。三是条或段不应表述成列项,如在图10中,4.1.5下面的列项,从表述的具体内容来看,应该是“条”,建议修改为图11的示例格式。

图9“列项”的对比

  图10“列项”不规范的示例

  图11“列项”更正后的示例

  五、“终结线与书眉、页码”的规范性

  标准的最后一个要素之后,应有标准的终结线。终结线的排版格式要求:居中,长度为版面四分之一的粗实线,不准许另起一页编排。如果使用标准编写软件TCS,终结线是新建后自动生成的。点击TCS新建封面后,将会自动弹出“终结线”,具体如图12。另外,从标准的目次开始在每页书眉位置应给出标准编号。从目次页到正文首页前用正体大写罗马数字从Ⅰ开始编页码,正文首页起用阿拉伯数字从1开始另编页码。单数页编排时位于右下侧,双数页编排时位于左下侧。

  终结线、书眉与页码存在问题有:一是与“目次”、“条”的编号等问题类似,部分标准因未按照TCS软件的规范步骤一步步来操作,出现“终结线”缺失或者后期手动添加的现象,如图13。二是终结线另起一页编排。三是从目次到附录的页码均是阿拉伯数字。四是目次页至正文页前页眉位置缺少标准编号,如图14。五是部分页码出现居中现象。

  图12“终结线”自动生成的示例

  图13“终结线”不规范的示例

  图14书眉位置缺少标准编号

  六、图与表的规范性

  在标准中,如果用图提供的信息更理解标准,则宜使用图;如果用表有利于标准的理解,则宜使用表。同时,不允许表中有表,表头中不准许使用斜线。标准中每幅图与表均应在条文中明确提及,对编号、标准中有无图或表题、图或表转换页接排时等均有具体的要求,详见表1。具体规范示例见图15、图16⑤。

  在编写标准时,图与表在编写时存在问题有:一是图(表)无编号和图(表)题;二是图(表)注与图(表)题混用;三是图(表)题的位置不对;四是图或表题未在附录中体现;五是图(表)转换页编排不规范。

表1图与表的具体要求对比统计表

  图15表的规范使用示例


图16图的规范使用示例


  注释:

  ① 白殿一等著.标准的编写[M].北京:中国标准出版社,2009,P24.

  ② 安徽省质量技术监督局与安徽省标准化研究院编写.标准化知识与实务[M] .合肥:中国质检出版社,中国标准出版社,2014,8,P87.

  ③ 中国标准化研究院等起草.GB/T 1.1-2009 标准化工作导则 第1部分:标准的结构和编写,2009,P11.

  ④、⑤ 安徽省标准化协会培训组,标准编写结构和要求[R].2015,10,P41、P141.

  参考文献:

  [1] 白殿一等著.标准的编写[M].北京:中国标准出版社,2009.

  [2] 安徽省质量技术监督局与安徽省标准化研究院编写.标准化知识与实务[M] .合肥:中国质检出版社、中国标准出版社,2014.

  
 

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