国家局《关于加强烟叶基层建设的决定》指出:加强烟叶基层建设是巩固烟叶基础地位的关键,取消县级烟草公司法人资格必须开展“四定”(定岗、定员、定责、定薪”)工作。笔者认为,取法后,在以地市公司作为营销主体地位的新组织模式下,县级烟草公司“四定”工作的操作模式方案如何制定十分重要,而其中最重要的一环就是做好岗位分析。
“四定”的核心是“各个股室,各个岗位权、责、义明确,而且工作流程明晰”。为使各个股室、各个岗位权、责、义明确,必须下功夫做好岗位分析工作。岗位分析是“四定”工作的基础。它的主要目的有两个:第一,弄清楚企业中每个岗位都在做些什么工作;第二,明确这些岗位对员工有什么具体的职业要求,从而产生出岗位描述和岗位资格要求。岗位描述和岗位资格要求将成为进行“四定”工作的重要依据。
在“四定”的各个环节中,岗位分析应该说是一个比较有难度的工作。首先,它对岗位分析的实施者(人力资源部门)有一定的专业素质要求。如果缺乏必要的专业常识和专业经验,很可能需要多次的反复。其次,岗位分析不是一项立杆见影的工作。虽然它对“四定”的后续职务影响是巨大的,但它很难为企业产生直接和立即的效应。这种特点可能会使人事部门将职务分析工作一拖再拖,往往成为一件“跨年度工程”。再次,岗位分析工作不是人力资源部门单独可以完成的,它需要企业每个部门,甚至是每位员工的协助,有时可能会不可避免地影响到正常工作。另外,有些企业的管理者并不了解“岗位分析”的作用和意义,认为岗位分析可有可无,从而得不到管理者的支持,也会影响岗位分析工作的开展。最后,岗位描述和岗位资格要求要随着企业岗位的调整和职能的转变而相应地变化。岗位分析是一个连续地工作,当企业任何一个岗位发生变化时,就要对这个岗位重新进行岗位分析,调整该岗位的岗位描述和岗位资格要求。否则,岗位描述和岗位资格要求就会成为一纸空文,发挥不了任何作用。如果在进行完一次岗位分析后,就将分析的成果束之高阁,就会使岗位分析成为形式。总之,只有认真、扎实、连续的做好岗位分析工作,才能真正的发挥岗位分析的作用。在岗位分析中,要结合当地实际,逐个股室探讨、确立各部门、各岗位的职能,做到每个股室职责明晰,每个岗位有岗位说明书,使现有体制真正“落地生根”,从而实现“四定”规范化、制度化、流程化。进而使“四定”能带来一个靠制度、程序健康运转的企业,每个员工都在规定的职责和流程中开展工作。
要做好岗位分析,必须按照“6W1H”岗位分析公式,从七个方面对岗位进行分析。岗位分析的最终成果是产生两个文件:岗位描述和岗位资格要求,进而形成“岗位说明书”。 岗位描述规定了对“事”的要求,如任务、责任、职责等等;岗位资格要求规定了对“人”的要求,如知识、技术、能力、职业素质等等。岗位描述的具体内容包括:基本信息:包括岗位名称、岗位编号、所属部门、岗位等级、制定日期等;工作活动和工作程序:包括工作摘要、工作范围、职责范围、工作设备及工具、工作流程、人际交往、管理状态等;工作环境:工作场所、工作环境的危险、职业病、工作时间、工作环境的舒适程度等。任职资格:年龄要求、学历要求、工作经验要求、性格要求等。岗位资格要求的具体内容包括:基本素质:最低学历、专长领域、工作经验、接受的培训教育、特殊才能等。生理素质:体能要求、健康状况、感觉器官的灵敏性等。综合素质:语言表达能力、合作能力、进取心、职业道德素质、人际交往能力、团队合作能力、性格、气质、兴趣等。
岗位分析是“四定”工作最基本的工具。具体的讲,岗位分析有如下几个方面的意义:
1.竞聘上岗和引进人才:为竞聘者和引进人才提供了真实的、可靠的需求岗位的工作职责、工作内容、工作要求和人员的资格要求;
2.选择:为选拔竞聘者和引进人才提供了客观的选择依据,提高了选择的信度和效度,降低了企业选择成本;
3.绩效考评:为绩效考评标准的建立和考评的实施提供了依据,使员工明确了企业对其工作的要求目标,从而减少了因考评引起的员工冲突;
4.薪酬管理:明确了工作的价值,为工资的发放提供了可参考的标准,保证了薪酬的内部公平,减少了员工间的不公平感;
5.管理关系:明确了上级与下级的隶属关系,明晰了工作流程,为提高职务效率提供了保障;
6.员工发展:使员工清楚了工作的发展方向,便于员工制定自己的职业发展计划。
开展“四定”工作各地并没有统一的模式,要使“取法”后县级公司流转更加有序,流程更加明晰,人员更加精干,发展更加健康,关键在于解决好每个岗位“干什么”、“怎样干”、“谁来干”、“干得怎样”等问题,而解决好这些问题的重的重要环节就是做好岗位分析工作。